Reisekosten richtig weiterberechnen
Hotel, Bahn und Kilometer, die Sie für einen Auftrag ausgeben, sind Teil Ihrer Leistung. Sie stehen netto auf der Rechnung und tragen den Steuersatz der Beratung – meist 19 %, auch wenn das Hotel Ihnen 7 % berechnet hat. Fahrtkosten mit dem eigenen Auto rechnen Sie je Kilometer ab.
Pakete und Vorauszahlung
Coaching-Pakete werden oft vorab bezahlt. Schreiben Sie die Rechnung zum Paket mit dem Zeitraum der Sitzungen. Für große Beratungsprojekte stellen Sie Abschläge nach Meilensteinen und zum Schluss eine Schlussrechnung.
Auftragswert 10.000,00 € netto · 11.900,00 € brutto
| Beleg | Netto | USt 19 % | Brutto |
|---|---|---|---|
| 1. Abschlag AR-2026-0004 | 3.000,00 | 570,00 | 3.570,00 |
| 2. Abschlag AR-2026-0007 | 4.000,00 | 760,00 | 4.760,00 |
| Restbetrag Schlussrechnung | 3.000,00 | 570,00 | 3.570,00 |
Als Kleinunternehmer starten
Viele Coaches beginnen als Kleinunternehmer. Im Modus nach § 19 UStG steht auf jeder Rechnung der Hinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer“, und die Positionen brauchen keinen Steuersatz. Wechseln Sie später in die Regelbesteuerung, gilt das für neue Rechnungen.
- Logo-Entwurf, 3 Varianten
- 650,00 €
- Visitenkarten, Satz
- 180,00 €
- Rechnungsbetrag
- 830,00 €
Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
Typische Leistungen im Branchenkatalog
21 Positionen für Berater und Coaches stehen mit Einheit, Steuersatz und Richtpreis im Startkatalog. Bei der Einrichtung übernimmt Ihr Steuerbüro oder der Betreiber sie mit einem Klick in Ihre Leistungen; später fragen Sie direkt im Programm nach weiteren. Die Preise passen Sie an – sie sind Ausgangswerte, keine Empfehlung.
| Leistung | Einheit | Richtpreis netto | USt |
|---|---|---|---|
| BeratungStundensatz | Std | 120,00 € | 19 % |
| Beratungstag8 Stunden | Tag | 890,00 € | 19 % |
| Workshophalbtags bis 10 Personen | pauschal | 690,00 € | 19 % |
| Reisekostennach Aufwand (Bahn oder Pkw) | pauschal | – | 19 % |
| Erstgespräch60 Minuten | pauschal | 0,00 € | 19 % |
| Einzelcoaching60 Minuten | Stk | 150,00 € | 19 % |
| Online-BeratungVideokonferenz | Std | 110,00 € | 19 % |
| Coaching-Paket5 Sitzungen | pauschal | 650,00 € | 19 % |
| Beratung halber Tag4 Stunden | pauschal | 490,00 € | 19 % |
| Konzept und Auswertungschriftlich | Std | 120,00 € | 19 % |
| Vortragbis 60 Minuten | pauschal | 590,00 € | 19 % |
| SeminarraumMiete je Tag | Tag | 190,00 € | 19 % |
Weitere 9 Leistungen anzeigen
| Leistung | Einheit | Richtpreis netto | USt |
|---|---|---|---|
| Seminarunterlagenje Teilnehmer | Stk | 25,00 € | 19 % |
| Übernachtungskostennach Beleg | pauschal | – | 19 % |
| IT-SupportFernwartung oder vor Ort | Std | 85,00 € | 19 % |
| Datenschutz-Check WebseiteImpressum, Cookies, Formulare | pauschal | 190,00 € | 19 % |
| Ernährungsberatung60 Minuten | Stk | 75,00 € | 19 % |
| Betriebliches Gesundheitsprogrammhalbtags | pauschal | 590,00 € | 19 % |
| AusfallgebührAbsage unter 24 Stunden | pauschal | 30,00 € | 19 % |
| Sicherheitskonzept | pauschal | 490,00 € | 19 % |
| Fahrtkostenje gefahrenen Kilometer | km | 0,60 € | 19 % |
So geht’s in vier Schritten
Angebot
Tagessatz oder Paket, Reisekosten als Pauschale oder nach Aufwand.
Durchführen
Workshop, Coaching, Vortrag.
Rechnung
Leistung plus Reisekosten, als E-Rechnung.
Zahlung
Offene Posten, auf Wunsch mit Skonto.
Häufige Fragen
Mit welchem Steuersatz berechne ich Hotelkosten weiter?
In der Regel mit dem Satz Ihrer Hauptleistung, also meist 19 %. Weiterberechnete Kosten sind Teil Ihres Entgelts.
Kann ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Ja, freiwillig. Pflicht ist es für Kleinunternehmer nicht – empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber können.
Kann ich ein kostenloses Erstgespräch zeigen?
Ja, als Position mit 0,00 €.
Können Firmen meine Rechnung automatisch verarbeiten?
Ja. Die XRechnung und die XML im ZUGFeRD-PDF lesen Buchhaltungsprogramme direkt ein.
Stand: . Beschrieben ist Version 0.73.0. Richtpreise sind Beispielwerte aus dem Startkatalog; steuerliche Hinweise sind allgemeine Information, keine Steuerberatung.